[스크랩] 엑셀을 배워봅시다 2

Information│배워봅시다 <Excel> 부분합을 사용하여 대량의 데이터베이스를 그룹별로 나타내기 글_Tech Data BPA Team 대량의 데이터를 효율적으로 분석 관리할 수 있는 방법 중에 특정 필드를 기준으로 데이터를 그룹별로 분류하고 각 그룹별 합계뿐 아니라 평균, 최대값, 최소값 등의 부분적인 계산을 자동으로 구해주며, 특정 기간인 월별, 분기별, 필드에 따른 목록별 소계를 빠르게 구할 수 있게 됩니다. 또한 3가지 형태의 윤곽선 형태로 데이터를 다르게 표현 할 수 있습니다. Excel에서 데이터베이스 기능을 살펴보기 전에 데이터베이스의 정의를 간략히 소개하겠습니다. 데이터베이스란 데이터를 관련 있는 항목끼리 체계적으로 분류해 정리한 것을 말하며, 구성요소로는 필드, 레코드, 필드명으로 구성됩니다. Excel에서 데이터베이스 기능을 이용하려면 셀에 다음과 같은 요건을 충족해야 합니다. ● 데이터베이스 목록의 첫 행은 반드시 필드명이어야 합니다. ● 필드명을 두 행에 걸쳐 작성하면 안됩니다. ● 필드명은 텍스트로 작성해야 하며 ,(컴마) .(마침표) :(콜론) ;(세미콜론) -(하이픈), # ,~, !(연산자) 등을 포함 할 수 없습니다. ● 필드를 셀 병합하여 구성하면 안됩니다. ● 데이터베이스 목록 내부에 비어 있는 행이나 열이 있으면 안됩니다. 이유는 Excel은 빈 행/열을 만나면 목록의 끝으로 인식하기 때문입니다. 부분합을 구하고자 할 때 중요한 사항으로는 기본적으로 그룹별로 데이터가 정렬되어 있어야만 정확한 부분합의 결과를 얻을 수 있습니다. 정렬은 오름차순과 내림 차순 정렬로 나뉘어지며, 필드의 정렬 순서는 숫자, 한글, 영문, 빈 셀 순으로 정렬 됩니다. 이전에 정렬에 대하여 알아본 기억을 떠올려본다면, 최대 3개까지의 다중조건을 주어 레코드를 정렬 할 수 있는 것을 알고 있을 것입니다. 다중조건으로 정렬하게 되는 경우는 첫번째 주어진 필드명으로 정렬하였을 경우 같은 결과를 나타낼 때 다른 필드를 사용하여 재정렬하기 위함입니다. 부분합을 진행하기 전에 주어진 데이터를 가지고, 데이터를 정렬하도록 하겠습니다. 1. 단일 필드 정렬 방법은 정렬하고자 하는 셀을 선택합니다. 2. Excel 상단의 [표준 도구 모음]에서 ‘오름차순’ 또는 ‘내림차순’ 아이콘을 클릭합니다. 3. 다음과 같이 성명으로 ‘오름 차순’ 정렬이 되었습니다.   4. 다중조건으로 정렬하기 위하여 [데이터] - [정렬] 메뉴를 클릭하면 [정렬] 속성창이 나타나게 되면 ‘첫째 기준’, ‘둘째 기준’, ‘셋째 기준’을 각각 선택하여 다중조건으로 정렬하면 결과를 확인 할 수 있습니다. 5. 3가지 다중정렬 옵션 설정으로 결과를 다음과 같이 확인 할 수 있습니다. 위와 같이 그룹화할 필드의 정렬이 완료된 데이터베이스에서 부분합을 구하는 방법에 대하여 알아 보겠습니다. 1. 데이터의 셀을 선택하고 [데이터] - [부분합] 메뉴를 클릭하여 [부분합]을 실행하면, 나타나는 [부분합] 속성창에서 그룹화하여 구하고자 하는 필드 ‘부서’, 사용할 함수 ‘합계’, 부분합 계산 항목 ‘합계’를 선택하고 확인합니다. ● 그룹화할 항목 : 최상위 정렬 기준이 될 그룹화할 필드를 선택 ● 사용할 함수 : 합계, 평균, 개수, 최대값, 최소값을 구할 수 있는 함수 선택 ● 부분합 계산 항목 : 함수를 계산할 필드를 모두 선택 ● 새로운 값으로 대치 : 설정이 되면 이미 설정되어 있는 부분합을 제거하고 새로운 설정한 부분합이 적용되며, 체크 해제하면 기존 부분합에 새 설정의 부분합이 추가됩니다. ● 그룹 사이에서 페이지 나누기 : 그룹마다 페이지 나누기가 실행되어 각 페이지에 나누어 집니다. ● 데이터 아래에 요약 표시 : 부분합과 총합계 요약 행이 그룹 필드 아래에 표시되며, 체크를 해제하면 요약행이 그룹 위에 표시됩니다. 2. 그룹화한 항목 ‘부서별’로 부분합의 결과가 나타나는 것을 확인 할 수 있습니다. 3. 부분합이 완료된 데이터 시트의 오른쪽에 윤곽 기호가 표시되는 것을 확인 할 수 있습니다. ● [1] : 총합계만 표시. ● [2] : 그룹별 합계만 표시 ● [3] : 전체 데이터를 표시 ● [+] : 요약되어 있는 그룹의 데이터를 펼쳐서 표시 ● [-] : 확대되어 있는 그룹의 데이터를 요약 표시 그룹화하고자 하는 필드를 기준으로 부분합을 설정하는 방법에 대하여 알아보았습니다. 여기서 설정만하고 제거하는 방법을 모르면 안되겠죠. 그럼 설정한 부분합을 해제하는 방법에 대하여 알아 보겠습니다. 만약, 부분합을 해제하게 되면 소계, 윤곽, 페이지 나누기 모두 한꺼번에 삭제되기 때문에 여러 개의 함수를 설정한 경우 특정 함수만 골라 삭제할 수 없으며, 이러한 경우에는 부분합 전체를 삭제 후 다시 필요한 부분합을 설정해야 합니다. 1. 데이터 셀을 선택한 후 [데이터] - [부분합] 메뉴를 클릭하여 나타나는 메뉴에서 [부분합]을 클릭 실행합니다. 2. 나타나는 부분합 속성창에서 [모두 제거] 단추를 클릭하면, 설정되었던 부분합이 모두 제거되고 원래 상태의 데이터로 표시됩니다.

출처 : 제주 사랑채

글쓴이 : 제주사랑 원글보기

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